Wybór pomiędzy kasą a drukarką fiskalną to trudny dylemat niejednego przedsiębiorcy i to nie tylko tego stawiającego pierwszy krok w fiskalnym świecie. Co różni te urządzenia? Kasa fiskalna a drukarka fiskalna – jakie dają możliwości i na który sprzęt warto się zdecydować? Podpowiadamy!
Kasa fiskalna a drukarka fiskalna, czyli kluczowe różnice
Większość przedsiębiorców ma obowiązek ewidencji sprzedaży produktów i usług na urządzeniu fiskalnym. Przepisy prawne nie narzucają natomiast wyboru urządzenia – może nim być kasa albo drukarka. Kasa fiskalna to rozwiązanie „minimum”, najbardziej podstawowe – umożliwia wystawienie paragonu czy też wykonanie raportu dobowego. Drukarka fiskalna jest rozwiązaniem znacznie bardziej rozbudowanym oraz wymaga podłączenia do komputera, dlatego często nazywa się ją „kasą fiskalną na komputerze”.
Podstawową, kluczową różnicą pomiędzy kasą fiskalną a drukarką fiskalną jest zatem metoda pracy. Kasa jest urządzeniem samodzielnym, a drukarka wymaga połączenia z komputerem i oprogramowaniem sprzedażowym. Co jeszcze różni oba urządzenia?
Kasa a drukarka fiskalna: budowa, rozmiar, zasilanie, funkcje
Kasa fiskalna jest zwykle mniejsza od drukarki, a część modeli kwalifikuje się do kategorii „mini” i jest to rozwiązanie zwłaszcza dla tych, którzy urządzanie fiskalne muszą zabrać w teren (np. punkt gastronomiczny na evencie, usługi kosmetyczne w domu klienta czy budowa bądź remont domu). Mamy też kasy mobilne, które po naładowaniu pracują bez zasilania, ale także urządzenia o odpornej na wstrząsy obudowie czy pokryte materiałem ochronnym, który zapobiega przenikaniu pyłu.
Za pomocą kasy przedsiębiorca wypełnia wszystkie wymagane obowiązki fiskalne – drukuje paragony czy rozlicza raporty dobowe – a robi to w sposób intuicyjny i bez zewnętrznych narzędzi.
Minusem kasy fiskalnej jest na pewno utrudniona konfiguracja, której źródła należy szukać w klawiaturze alfanumerycznej wbudowanej w większość urządzeń. Na takiej klawiaturze trudno wpisywać np. hasło do WiFi lub programować bazę towarową. Rozwiązaniem może być wybór urządzenia z ekranem dotykowym, którego obsługa będzie nam bliższa ze względu na podobieństwo do smartfona.
Drukarka fiskalna daje o wiele więcej możliwości – to nie tylko drukowanie dokumentów fiskalnych czy niefiskalnych (np. kupony) oraz rejestracja obrotów, ale również szereg działań i gromadzenie danych przy pomocy komputera. Korzystając z drukarki, możemy wystawiać faktury VAT, opracowywać analizy i raporty, na bieżąco kontrolować stany magazynowe i dostosować funkcje oprogramowania do specyfiki działalności w danej branży (np. aptekarskiej czy gastronomicznej).
Jakie możliwości daje drukarka fiskalna, których nie daje kasa?
Przede wszystkim drukarkę fiskalną połączymy z programem magazynowym. Mamy więc podgląd (w czasie rzeczywistym) na stany magazynowe. W momencie sprzedaży i wydania paragonu następuje rozchód towaru. Jeśli chcemy sprawdzić, ile danego produktu mamy w magazynie, robimy to kilkoma kliknięciami. Mało tego, mamy bezpośredni dostęp do historii przychodów i rozchodów i możliwość łatwego wprowadzania zmian w cenach czy mechanizmów rabatowych.
Kolejna sprawa to baza towarowa. Nowoczesne kasy fiskalne umożliwiają stworzenie bazy o różnej wielkości, nawet do kilkudziesięciu tysięcy pozycji (PLU). Jeśli jednak produktów mamy kilkaset tysięcy, musimy już wyposażyć się w drukarkę.
Drukarkę fiskalną połączymy także z oprogramowaniem sprzedażowym stworzonym na potrzeby naszej branży czy działalności. I tak w gastronomii z poziomu systemu możemy monitorować rodzaj i ilość produktów, które są dostępne w kuchni, czy też dzielić rachunki pomiędzy klientów albo przypisywać paragony do kelnerów. Z kolei w przypadku apteki możemy m.in. drukować recepty, wyceny leku i paragony uwzględniające refundację lekarstwa.
Kiedy wybrać kasę fiskalną, a kiedy drukarkę fiskalną?
Kasa fiskalna to dobry wybór dla samodzielnego przedsiębiorcy z branży usługowej czy małego punktu usługowego bądź sprzedażowego. Z kas korzystają np. lekarze, prawnicy, fryzjerzy i kosmetyczki, budowlańcy czy firmy gastronomiczne świadczące usługi w małych punktach lub podczas różnych wydarzeń rozrywkowych, sportowych, biznesowych itp. To również dobra propozycja dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie chcą na starcie inwestować w sprzęt i oprogramowanie.
Drukarka fiskalna sprawdzi się w sklepach i punktach usługowych z dużą i mocno rozbudowaną bazą towarową, a także w przypadku działalności, która wymaga wsparcia logistycznego, a przede wszystkim bieżącego dostępu do magazynu – tak jak np. w branży gastronomicznej, hotelarskiej czy aptekarskiej. To rozwiązanie wybierają też hurtownie i duże sklepy oraz drogerie czy stacje paliw.
W wyborze pomogą specjaliści ze sklepu z urządzeniami fiskalnymi, którzy świetnie znają swoje produkty i ich funkcje i potrafią dopasować je do konkretnych potrzeb. Często taki sklep jednocześnie świadczy usługi serwisowe i serwisanci przyjeżdżają do punktu, aby podłączyć i skonfigurować urządzenie oraz przeszkolić z jego obsługi.
Kasy i drukarki fiskalne w wersji online
W sprzedaży są obecnie dostępne kasy i drukarki w wersji standardowej oraz online. Kasom online trzeba zapewnić połączenie z internetem, ponieważ komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas, automatycznie wysyłając do niego dane sprzedażowe. Od 2020 roku obowiązek korzystania z urządzeń fiskalnych online nakładany jest na wiele grup przedsiębiorców. Kupując kasę czy drukarkę, trzeba się zorientować, czy wersja online nas już obowiązuje, i wybrać taki rodzaj urządzenia.
Podsumowując, pomiędzy kasą fiskalną a drukarką fiskalną występuje sporo różnic. Kasa działa samodzielnie, ma podstawowe funkcje i jest dobrym wyborem dla małych punktów sprzedażowych lub usługowych i jednoosobowej działalności gospodarczej. Drukarkę fiskalną natomiast łączymy z komputerem i oprogramowaniem – wspiera ona codzienną pracę w szerszym zakresie niż kasa i może być dostosowana do potrzeb danej branży. O pomoc w wyborze sprzętu warto poprosić specjalistów ze sklepu z kasami i drukarkami.