Dzień 4 marca 2019 roku przyniósł dużą zmianę w sposobie rejestrowania sprzedaży. Do tej pory przedsiębiorcy byli zobligowani do zainstalowania w swojej firmie standardowej kasy fiskalnej, podczas gdy po podpisaniu nowelizacji ustawy przez Prezydenta RP w przedsiębiorstwie trzeba używać innego urządzenia. Jest to kasa fiskalna online. Czy ma przewagę nad kasą z kopią elektroniczną paragonu?
Czym jest kasa fiskalna?
Kasa fiskalna to urządzenie służące do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Można je spotkać w praktycznie każdym kraju na świecie. Służy jako podstawowe źródło informacji na temat wysokości i rodzaju osiągniętych dochodów oraz rozliczania podatku należnego.
W praktyce montaż kasy fiskalnej obowiązuje większość przedsiębiorców, istnieją jednak na tym polu pewne odstępstwa. Zwolnienie obejmuje firmy świadczące niektóre usługi oraz przedsiębiorców, którzy osiągnęli maksymalnie 20 000 zł przychodu w poprzednim roku podatkowym (w sprzedaży na rzecz klientów fizycznych) i nie są objęci obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej od pierwszego dnia sprzedaży.
Sposób działania kasy fiskalnej z kopią elektroniczna
Kasa fiskalna służy do rejestracji sprzedaży, dlatego niezbędne są pewne dane wprowadzone przez operatora. Zakres parametrów jest precyzyjnie ustalony przez prawo i nakłada na przedsiębiorcę wiele istotnych wymogów. Na paragonie musi się znaleźć między innymi pełna nazwa firmy i NIP oraz REGON, adres czy też rodzaj produktu i stawka VAT. Każda czynność wykonana na kasie jest przez nią rejestrowana w pamięci fiskalnej, dlatego po przeprowadzeniu fiskalizacji należy mieć świadomość, że wszystkie zapisywane dane będą służyły do celów podatkowych. Nie ma tu miejsca na błędy.
Od momentu fiskalizacji, wszystkie dowody sprzedaży są zapisywane w wewnętrznej pamięci cyfrowej urządzenia. Po wykonaniu raportu dobowego dane umieszczane są także na karcie SD, SDHC, microSD lub microSDHC, w zależności od urządzenia. Podczas tego procesu przepływu informacji, zachodzi także badanie zgodności i weryfikacja danych na obu nośnikach. W kasach z kopią elektroniczną można oczywiście odczytywać zapisane dane. Służą do tego oferowane przez producentów programy komputerowe, umożliwiające analizę, raportowanie, a co ważniejsze, archiwizację i tworzenie kopii bezpieczeństwa danych z kasy fiskalnej.
Jak działa kasa fiskalna online?
Kasa fiskalna online działa na podobnej zasadzie co jej poprzednik. Urządzenia te różni jednak sposób odczytu danych i ich zapisywania w pamięci. Ustawa podpisana dnia 03.04.2019 r. weszła w życie 01.05.2019 r. i zupełnie zmieniła sposób postrzegania rejestrowania sprzedaży.
Kasa fiskalna online do działania wymaga stałego podłączenia do internetu – to podstawowa różnica względem urządzenia standardowego. Zapewnienie stałego dostępu do internetu jest kluczowe, gdyż służy do połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) w czasie rzeczywistym. Sieć musi być stabilna – wszelkie utraty połączenia są niewskazane, a ponadto mogą rodzić wiele problemów natury podatkowej. Jeśli prowadzimy sprzedaż w miejscu o niestabilnym połączeniu, można wystąpić do Naczelnika Urzędu Skarbowego o indywidualny harmonogram przesyłania danych z kasy fiskalnej,
Ewidencja przychodów w przypadku kas online polega na automatycznym przesyłaniu wszystkich danych wprowadzonych przez operatora do CRK, który z kolei jest zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wysyłane są informacje na temat paragonów, w tym także tych anulowanych, wydruków niefiskalnych oraz raporty dobowe i dane na temat przeglądów technicznych. W efekcie oznacza to, że CRK gromadzi w zasadzie wszystkie istotne dane w nieodczuwalny dla przedsiębiorcy sposób i realizuje ten proces „w tle”. Dane znajdują się na serwerach Ministerstwa Finansów w “chmurze”, a nie cyfrowym, fizycznym nośniku, jak ma to miejsce w przypadku kas z kopią elektroniczną,
Jak łączyć się z serwerami CRK? Rodzaje połączeń internetowych
Kasa fiskalna online, jak wspominaliśmy wcześniej, do pracy wymaga aktywnego i stabilnego połączenia internetowego. Z siecią można się połączyć na wiele powszechnych sposobów. Pierwszym jest połączenie przez kabel sieciowy (Ethernet), który z jednej strony podłączamy do routera, a z drugiej do wybranej kasy fiskalnej. To prosty i szybki sposób połączenia z internetem, który z reguły nie wymaga żadnych dalszych czynności, poza przejściem do sprzedaży. Jest jednak mniej wygodny, ze względów estetycznych i konieczności umieszczenia routera w pobliżu kasy.
Kolejnym sposobem podłączenia urządzenia z siecią jest wykorzystanie bezprzewodowego Wi-Fi lub Bluetooth. To rozwiązanie, które zapewnia wysoki komfort pracy – można zmienić miejsce kasy fiskalnej lub obsługiwać ją mobilnie, ale w miejscu z zasięgiem Wi-Fi. Wadą jest natomiast fakt, iż sieć bezprzewodowa bywa kapryśna. W efekcie możemy mieć problemy z uzyskaniem i utrzymaniem stabilnego połączenia.
Bardzo popularnym sposobem łączenia kasy fiskalnej online z siecią jest wykorzystanie modułu GSM/GPRS za pomocą karty SIM lub oddzielnego urządzenia. To bardzo bezpieczne, niezawodne i pewne rozwiązanie. Stabilność połączenia jest bardzo wysoka na linii modem-kasa fiskalna, można także pracować mobilnie. Wadą jest czasami pojawiający się słaby zasięg. Jest to jednak rzadka sytuacja – sieć GPRS pokrywa w zasadzie cały kraj, poza najmniejszymi miejscowościami.
Istotne informacje na temat działania kas fiskalnych online
Wiele osób błędnie zakłada, że obsługa nowoczesnych kas fiskalnych online jest trudniejsza niż urządzeń standardowych. W praktyce jest zupełnie odwrotnie. Profesjonalny interfejs dopracowany w najmniejszych szczegółach jest bardzo prosty w użytkowaniu i można go zrozumieć znacznie szybciej, niż w przypadku tradycyjnych modeli. Ma w tym swój udział szybka jednostka obliczeniowa i duża ilość pamięci. Nie bez znaczenia w przypadku tych nowoczesnych kas jest większa liczba połączeń z urządzeniami peryferyjnymi.
Ponadto producenci stworzyli kasy online w oparciu o istniejące modele kas z kopią elektroniczną. W praktyce okazało się, że użytkownicy poszczególnych modeli kas z kopią mogli bez problemów od razu przejść na taką samą kasę online, bez jakichkolwiek kłopotów z obsługą. Operator kasy nie zauważa żadnej różnicy pomiędzy klasyczną kasą fiskalną a modelem łączącym się z CRK internetowo.